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Restez organisé grâce à ce plan en trois étapes

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Il n'y a pas pire ennemi pour un organisateur de réunions que la procrastination. Lorsque vous vous lancez dans l'organisation avec un temps de retard, votre événement peut en pâtir, puisque les traiteurs, les sponsors, les autres fournisseurs et les idées de grande envergure risquent de ne pas être disponibles ou réalisables à la dernière minute. 

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Si le monde appartient aux organisateurs méthodiques et stratégiques (comme le dit le dicton !), que reste-t-il aux adeptes de la procrastination ?

Comme chaque procrastinateur vous le dira, remettre les choses au lendemain est une habitude dont il n'est pas facile de se défaire. Il est normal de se sentir dépassé par tous les détails qui demandent de l'organisation. Pour barrer au plus vite les choses à faire de votre liste, le mieux est de vous atteler à la tâche. Essayez ce plan en trois étapes pour vous aider à démarrer :

1. Dressez une liste maîtresse des choses à faire. 
Avant de vous lancer dans l'organisation, il est essentiel de savoir à quoi vous voulez que le résultat final ressemble. Demandez-vous ce qui suit : quelle est la finalité de la réunion et quelles attentes entourent cet événement ? Et plus important encore, comment est-ce que votre organisation vous permettra d'atteindre cet objectif ? 

Une fois que vous aurez une idée des objectifs de votre client et que vous serez armés de toutes les connaissances dont vous avez besoin pour les atteindre, établissez un document maître qui liste chaque chose à faire. Dressez les grandes lignes de chaque tâche qui vous attend, à la fois au niveau macro et micro, sans oublier d'y inclure les étapes qui sont déjà une deuxième nature pour vous. Par exemple, si vous devez engager un excellent traiteur pour la réunion que vous organisez, votre liste des choses à faire doit inclure toutes les étapes préliminaires, telles que dresser la liste des fournisseurs potentiels, passer des coups de fil et organiser des dégustations, et ainsi de suite jusqu'à l'achèvement du contrat. 

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Il peut vous sembler inutile de rédiger une liste aussi exhaustive, mais le fait de tout écrire noir sur blanc vous permet d'établir vos attentes et de visualiser ce qui serait en jeu si vous procrastiniez.  

2. Créez un calendrier.
Une fois que vous aurez établi la liste point par point des tâches à accomplir et des étapes intermédiaires, la prochaine étape consiste à définir un calendrier des événements. Celui-ci variera en fonction de l'événement et de vos préférences organisationnelles, mais la clé est de faire en sorte que votre calendrier soit gérable. Ne fixez pas des délais illusoires qui finiront très certainement par accabler votre équipe et par mettre encore plus de pression sur l'événement. 

De même, ne commencez pas non plus à procrastiner. Par exemple, lorsque vous avez une échéance importante à respecter, vous pouvez avoir tendance à placer les tâches essentielles au second rang parce que vous avez l'impression que vous aurez le temps de vous charger de tout. En réalité, c'est rarement le cas. Vous avez plus de chance de respecter votre calendrier si vous vous fixez des délais courts et atteignables. 

3. Demandez à votre équipe de vous aider à tenir vos engagements.
Outre vous aider à barrer des éléments de votre liste de choses à faire, votre équipe peut vous aider à respecter votre calendrier. Prévoyez des bilans quotidiens ou hebdomadaires pour vous assurer que les tâches avancent conformément à votre calendrier et que tout le monde fait ce qu'il a à faire, y compris vous. Montrez-vous ouvert avec votre équipe, parlez des défis que vous rencontrez et offrez de l'aide si besoin est, ou acceptez d'en recevoir. Au final, rendre des comptes à votre équipe permettra non seulement d'améliorer l'organisation et l'événement en lui-même, mais fera aussi de vous un meilleur leader.

Parfois, les choses ne se passent pas comme prévu, mais ce n'est pas grave. La clé est d'accepter vos erreurs et de maintenir le rythme pour ne pas prendre de retard dans l'organisation de la réunion. Ensuite, une fois le jour de l'événement arrivé, vous aurez d'autant plus de raisons de célébrer.

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